Digitale Receptie: een warm welkom

De Digitale Receptie is voornamelijk bedoeld om bezoekers extra van dienst te zijn en terugkerende taken van uw receptioniste (gedeeltelijk) over te nemen. Een groot onderdeel hiervan is uitnodigen en ontvangen van bezoekers op een gastvriendelijke manier, en het op orde hebben van bezoekersregistratie. Dit onderdeel kan volledig worden overgenomen door Digitale Receptie. Digitale Receptie is een oplossing op maat voor bedrijven en gebouwen van elke omvang. U kunt zich misschien niet helemaal voorstellen hoe dit in zijn werking gaat. Dat leggen we graag aan u uit.

U heeft een afspraak gemaakt met een klant. Eerst zet u als host via Outlook of Gmail deze afspraak in uw agenda, en voegt u het e-mailadres van uw gast toe. Uw gast ontvangt dan automatisch een uitnodigingsmail met een unieke QR-code. Op de dag van bezoek scant uw gast bij aankomst de QR-code bij de aanmeldzuil. U als host wordt via e-mail automatisch op de hoogte gesteld van de aankomst van uw gast. Pakketbezorgers kunnen hun pakket zonder QR-code aanmelden op de aanmeldzuil. U krijgt een notificatie wanneer deze is afgeleverd.
Na het scannen van de QR-code is uw gast aangemeld en wordt uw bezoekerslijst automatisch bijgewerkt. In geval van calamiteiten is deze zo altijd up-to-date! Als de klant nog aanvullende informatie nodig heeft (bijvoorbeeld over waar hij heen moet), kan de Digitale Receptie ook deze service overnemen. Alle relevante informatie is te vinden op de receptiekiosk. Bij vertrek scant uw gast simpelweg de QR-code om weer uit te checken zodat u weet dat hij het kantoor heeft verlaten en automatisch wordt afgeboekt van de bezoekerslijst. Zo is de bezoekersregistratie binnen uw gebouw altijd op orde.

Het volledige proces vanaf uitnodiging tot vertrek kan zo worden overgenomen door een Digitale Receptie. Voorheen ontving, registreerde en verwees de receptioniste bezoekers door. Nu kan die kostbare tijd gebruikt worden voor andere zaken! Bent u nieuwsgierig geworden en wilt u meer weten? Bekijk de website of neem contact met ons op.