Een Flexibel Maatwerk Systeem om Werkplekken te Reserveren

De moderne werkplek evolueert in een razendsnel tempo. Na de corona crisis zijn steeds meer mensen thuis gaan werken. Dit heeft ertoe geleid dat organisaties vaker kiezen voor flexibele werkplekken, waar voorheen vaste bureaus de norm waren. Deze ontwikkeling vraagt om slimme oplossingen om werkplekken effectief te beheren. Zonder structuur kunnen flexibele werkplekken namelijk leiden tot chaos. Een gebruiksvriendelijk systeem om werkplekken te reserveren is onmisbaar. In deze blog leggen we uit waarom een werkplek reserveren belangrijk is en hoe Future Forward bedrijven ondersteunt met maatwerkoplossingen.

Waarom een Reserveringssysteem?

Flexibel werken is tegenwoordig niet meer weg te denken. Bedrijven zetten tegenwoordig zelfs in op een kantoorcapaciteit van 50-75% procent van het aantal werknemers. Dit betekent dat er al rekening wordt gehouden met een verminderde kantooropkomst. Veel organisaties kiezen dan ook voor flexplekken. Een goed werkplek reserveringssysteem helpt om dit in goede banen te leiden. Het biedt onder andere:  

1. Ruimteoptimalisatie: Voorkom lege bureaus of juist overvolle werkvloeren. Door werkplekken te reserveren, wordt kantoorruimte optimaal benut. Organisaties kunnen zelfs zones inrichten voor specifieke teams of projecten.
2. Kostenbesparing: Minder vierkante meters betekent lagere huur- en energiekosten. Bovendien kan het onderhoud van kantoorruimtes efficiënter worden ingepland. 
3. Gebruiksvriendelijkheid: Medewerkers kunnen eenvoudig via een app of online portal hun gewenste werkplek reserveren, inclusief specifieke voorkeuren zoals ergonomische stoelen of extra monitoren.
4. Inzicht en Analyse: Management krijgt inzicht in bezettingsgraden en gebruikspatronen, wat helpt bij toekomstige beslissingen over kantoorindeling en resource planning.
5. Hygiëne en Veiligheid: In de afgelopen jaren is het belangrijk om werkplekken te desinfecteren en afstand te houden. Een reserveringssysteem maakt het makkelijker om hierop in te spelen door tijdslots en schoonmaakrondes in te plannen. 
   
   

Maatwerk reserveringssysteem voor Horapark Ede 

Een Reserveringssysteem op Maat

Geen enkel bedrijf is hetzelfde. Daarom bieden wij maatwerk softwareoplossingen voor werkplek reserveren. Onze systemen zijn flexibel en kunnen volledig worden afgestemd op de behoeften van jouw organisatie. Organisaties kunnen behoefte hebben aan uiteenlopende functionaliteiten.  In een maatwerk systeem kunnen dit soort specifieke wensen worden meegenomen. Denk aan specifieke features zoals:

• Teamreserveringen
• Integraties met Outlook/Gmail
• Koppeling met een digitale receptie
• Capaciteitslimieten
• Prioriteitsregels (voorrang voor bepaalde teams/afdelingen)
• Speciale faciliteiten (ergonomische stoelen, geluidsdichte ruimtes)

En nog veel meer…

Filteren op verschillende eigenschappen

Onze Maatwerkoplossingen:

Waar maatwerk oplossingen uiteenlopend en divers zijn, hebben onze systemen een aantal dingen gemeen:

• Intuïtieve Gebruikersinterface: Eenvoudig en snel een werkplek reserveren via desktop of mobiele apparaten, met persoonlijke dashboards voor gebruikers.
• Realtime Beschikbaarheid: Direct inzicht in beschikbare werkplekken, vergaderruimtes of flexplekken.
• Integraties: Koppelingen met bestaande systemen zoals Outlook, Google Calendar of toegangssystemen zorgen voor een naadloze gebruikerservaring.
• Beheerfunctionaliteiten: Managers hebben controle over reserveringsinstellingen, piekuren, prioriteiten en toegangsrechten.
• Data-analyse: Gedetailleerde rapportages over gebruik en bezetting helpen bij strategische beslissingen en optimalisatie van de kantoorruimte.
  
  

Voorbeelden van Toepassingen

Onze werkplek reserveringssystemen zijn breed inzetbaar:

• Flexibele Kantoorruimtes: Medewerkers kiezen eenvoudig een beschikbare werkplek op kantoor, eventueel met voorkeuren voor locatie of voorzieningen.
• Vergaderruimtes: Boek vergaderruimtes inclusief voorzieningen zoals beamers, whiteboards of cateringopties.
• Co-Working Spaces: Medewerkers of externe flexwerkers kunnen snel een bureau, vergaderruimte of zelfs parkeerplekken reserveren. 
• Evenementenlocaties: Beheer eenvoudig reserveringen voor verschillende evenementenruimtes en stel beperkingen in op basis van capaciteit.

Reserveringssysteem voor Secoya

De Voordelen van Maatwerk

Een standaard oplossing past niet altijd bij de unieke processen van jouw organisatie. Onze size fits all is niet altijd van toepassing. Maatwerk biedt diverse voordelen:

• Volledige Integratie: Naadloze aansluiting op bestaande bedrijfsprocessen, software en systemen. Denk aan koppelingen met andere software, agenda’s, etc. 
• Schaalbaarheid: Het systeem groeit flexibel mee met de organisatie en kan eenvoudig worden uitgebreid wanneer dat nodig is. 
• Gebruiksvriendelijkheid: Ontworpen met de eindgebruiker in gedachten, met heldere interfaces en eenvoudige navigatie.
  
  

Waarom Wij?

Future Forward heeft alle expertise én ervaring in huis om jouw reserveringssysteem op maat te ontwikkelen. Onze aanpak is persoonlijk, flexibel en resultaatgericht. Wij luisteren naar jouw wensen en vertalen deze naar een praktische, schaalbare oplossing. Van ontwerp tot implementatie en onderhoud, wij staan klaar om jouw organisatie te ondersteunen en flexwerken tot een succes te maken. 

Klaar voor de Toekomst van Werken

Een werkplek reserveren is niet alleen een praktische oplossing, het is een strategische keuze. Door slim om te gaan met kantoorruimte, bespaar je kosten en benut je de capaciteit ten volste. Future Forward helpt je met een maatwerk reserveringssysteem dat perfect aansluit bij jouw organisatie.

Wil je meer weten over de mogelijkheden? Neem vandaag nog contact op met Future Forward en ontdek hoe wij jouw werkplekbeheer toekomstbestendig maken.