Hoe ons vastgoedbeheersysteem de prestaties van SECOYA heeft verbeterd

Everything in our buildings has to be at the highest service level. We’ve managed to achieve this level with the help of PropCentral. Managing everything is so simple now and most important; at one digital platform! Tenants are delighted with its features. Maike van der Weijden, Cushman & Wakefield, Hospitality Manager SECOYA

SECOYA

Secoya is een bedrijvencampus geïnspireerd door de natuur om een positieve, gezonde werkomgeving te creëren die creativiteit en productiviteit stimuleert en persoonlijke en professionele groei bevordert. Secoya ligt op Papendorp, het bedrijvenpark van Utrecht. Een levendig gebied waar veel succesvolle bedrijven gehuisvest zijn. Centraal in de Randstad, dichtbij de snelweg, met een glooiend, parkachtig landschap. De ideale plek om uw bedrijf te laten groeien. - SECOYA.

De uitdaging

Onze partner SECOYA begrijpt het belang van een moderne manier van communiceren en dat de interactie met de huurders de sleutel is tot een slimmer kantoorgebouw. Daarnaast is er bepaalde wetgeving die voorschrijft om een bezoekersregistratie te hebben. De vraag voor Secoya was groot om dit op een zo laagdrempelig mogelijke manier te laten gebeuren. 

SECOYA maakte nog geen eerder gebruik van een Hospitality management system en zag de voordelen die de software te bieden heeft. Het doel was om een gepaste oplossing te vinden om de communicatie tussen de verhuurders, huurders en bezoekers te verbeteren.

Het proces

Door onze ervaring op gebied van ontwikkeling van vastgoedbeheer software, begrijpen wij maar al te goed dat het een uitstekende communicatie vereist om het beheer goed te laten verlopen. De communicatie tussen eigenaren, beheerders, hospitality managers, service providers, huurders en bezoekers is namelijk niet altijd even gemakkelijk. 

De 'white label' versie van ons Hospitality Management Systeem PropCentral bood Secoya de perfecte oplossing. Samen met Cushman & Wakefield, de beheerder van het bedrijfsgebouw werkten we aan een maatwerkoplossing, waarbij activatie en branding van Secoya Talk centraal staan. 

Een mix van moderne technologieën om barrières te elimineren 

Zo ontstond voor SECOYA een nieuw gecombineerd platform bestaande uit een web-based dashboard voor beheerders en een native iOS en Android app voor kantoorgebruikers. De app Secoya Talk dient als mobiele hospitality assistant. Zo kunnen gebruikers werk- en vergaderruimtes boeken en catering rechtstreeks via de app bestellen. Daarnaast biedt de app de optie om servicetickets te melden wanneer iets gebroken of niet functioneert op de Secoya Campus. Kortom, de app verwijdert barrières en stelt huurders in staat snel contact te maken. 

Een slimme manier van bezoekersregistratie

Om het probleem van de bezoekersregistratie op te lossen, ontwikkelde wij een parkeersysteem. App gebruikers kunnen gemakkelijk een parkeerplaats reserveren, waarbij de automatische kentekenherkenning en controle van parkeerplaatsen de bezoekersregistratie ondersteunt. 

Met de app kunnen bezoekers eenvoudig een parkeerplaats reserveren.

Premium features voor een optimale ervaring

Om de bezoekerservaring nog meer te verhogen en bezoekers nog beter van dienst te zijn, breidde wij het platform uit met met digital signage oplossingen zoals narrowcasting en digitale recepties welke volledig geïntegreerd zijn. Bezoekers worden verwelkomd met behulp van een digitale receptie waar zij zelf kunnen inchecken en kunnen navigeren met behulp van de digitale bewegwijzering.  

De digitale receptie zorgt ervoor dat bezoekers op elk moment begeleid worden. 

Het resultaat

Een geïntegreerde softwareoplossing, een mix van technologie, design, digital signage, wayfinding en een moderne mobiele app met veel community power voor de huurders en asset managers was dé oplossing. Daarnaast werd het probleem met de bezoekersregistratie getackeld met het gebruik van moderne technologieën. De totaaloplossing verbeterde de communicatie en de klanttevredenheid van Secoya aanzienlijk. 

Ter lancering van het systeem werd er een speciale campagne opgezet, Let’s Talk. Dit resulteerde in meer dan 500 aanmeldingen op de eerste dag op de bedrijvencampus.

Voordelen van PropCentral:

• Alles in één platform
• Sterke communicatie 
• Verhoging van klanttevredenheid

• Berichten Waarschuwingen, waarmee medewerkers contact met elkaar kunnen maken.
• Brede updates van het personeelsbestand kunnen direct door beheerders verstuurd worden naar alle gebruikers.
• Groepsspecifieke berichten over ruimtereserveringen, evenementen of vergaderingen.

Het Hospitality Management System werd geleverd met:

• Met één klik inchecken bij de receptie
• Zelf inchecken
• Bestellingen in het bedrijfsrestaurant
• Onderhoud en support tickets
• Documentenbibliotheek
• Community platform
• Parkeer reserveringen
• Automatische kentekenherkenning en controle van parkeerplaatsen
• Automatische verwelkoming en bewegwijzering met een digitale receptie en narrowcasting

Bent u op zoek naar een modern vastgoedbeheersysteem met de slimste features?

Of zoekt u naar een manier om de communicatie in uw gebouw slimmer te laten verlopen? Propcentral dé vastgoedbeheer software om de communicatie en uw management in het gebouw te optimaliseren. Bezoek de Propcentral website of neem contact met ons op!